Boozed Event Design, begonnen als “cocktailcateraar” is uitgegroeid tot een gespecialiseerde aanbieder van bars en evenementen materialen. Hier hun verhaal hoe ze alle planning van A tot Z regelen in Rentman.
Hoe heeft Rentman jullie planning veranderd?
Ina (projectmanager): Bij het plannen van materiaal zie ik in één oogopslag wat er voorradig is. Materiaal voeg ik los en in sets van items toe, die ik later weer eenvoudig kan aanpassen.
We maken verschillende materiaal groepen zoals ‘Bar’ en ‘Ingrediënten’, doordat we materialen kunnen verslepen binnen de groep kunnen we een goede volgorde bepalen die ook terugkomt op de pakbon en offerte. De optie om materiaalgroepen te kopiëren of materiaalgroepen niet op een offerte te tonen is fijn.
Hoe verloopt het magazijnproces?
Daniel (Magazijnmedewerker): Ik krijg van onze projectmanager een pakbon, waarop ik ik niet alleen de materialen, maar ook de planning kan zien. De materiaallijst is al gesorteerd zodat ik minder hoef te lopen om alles te pakken.Op de pakbonnen is aangegeven wat het aantal per regel en het eindtotaal is, zo weet ik direct hoeveel tafels ik moet pakken.
Op de pakbonnen staat ook vermeld wie er meewerken aan een project inclusief contactgegevens, zo hoef ik niet alles zelf te vragen.
In de materiaalmodule van Rentman kan ik altijd de informatie van materialen terugvinden. Doordat overal een afbeelding weet ik sneller welk materiaal ik moet hebben.
Met de goed geordende paklijsten kan ik beter uit de voeten en ik hoef minder meters af te leggen. Met Rentman heb ik meer informatie tot mijn beschikking en de vrijheid op te zoeken wat ik nodig heb.
Hoe helpt Rentman met het organiseren van je planning?
Kees (Barman voor Boozed): In de mobiele app zie ik de projecten waarop ik ben ingepland. Ik kan hier veel informatie zien, zoals locatie, contactpersonen, tijdsplanning, materialen en heel belangrijk; of ik de opdracht alleen doe of met één of meerdere collega’s.
Ook kan ik vanuit de app een pakbon of callsheet downloaden, hierop staat alle informatie die relevant is voor een project. We hoeven niet over en weer samenvattingen en lijstjes te wisselen.
Van de projectmanager ontvang ik zo’n 2 tot 3 dagen voor een event de definitieve callsheet per mail zodat ik op de hoogte ben van de meest recente informatie en goed voorbereid aan de slag kan.
Op de zaak ligt de geprinte pakbon voor mij klaar, waarop alle informatie staat en de inmiddels klaargezette materialen op afgevinkt zijn. Zo weet ik exact wat ik bij mij heb, nog moet pakken, en wat er ontbreekt.