Weet altijd hoeveel materiaal je op voorraad hebt, beheer je materiaalvoorraad op meerdere locaties en communiceer efficiënter met je personeel.
Door Rentman besparen we waarschijnlijk zo'n 30 tot 40% van onze tijd. Die tijd kunnen we investeren in taken met toegevoegde waarde die ons helpen om evenementen van hogere kwaliteit te leveren.
Vanaf het eerste telefoontje met je klant, tot het maken van een offerte, het plannen van materiaal, het inplannen van personeel, het pakken van de spullen en het registreren van de gewerkte uren na het evenement: Rentman helpt je om alle stappen naar een succesvol evenement te beheren in één gestroomlijnd proces.
Veel verschillende mensen zoals account managers, materiaalplanners, personeelplanners en magazijnmedewerkers zijn betrokken bij de planning en uitvoering van evenementproducties. Rentman optimaliseert de informatiestroom voor je hele team met aanpasbare weergaven, filters en groeperingen – zodat iedereen zich kan blijven concentreren op zijn eigen werk.
Rentman maakt het gemakkelijker om te zien welke acties je nog moet ondernemen om elk project op het juiste spoor te houden. Door verschillende iconen zie je direct welke projecten onopgeloste tekorten, onbevestigde offertes, openstaande facturen, ongeplande personeelsfuncties of openstaande taken hebben.
Van riders, plattegronden, stroomverdelingsschema's tot parkeervergunningen: er zijn meestal heel wat bestanden nodig voor een succesvolle productie. Met bestandsbeheer in Rentman kan iedereen bestanden uploaden en delen om ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die hij/zij nodig heeft.
Wanneer meerdere personen betrokken zijn bij de planning wil je misschien niet dat ze allemaal toegang hebben tot dezelfde informatie. Met gedetailleerde gebruikersrechten houd je de controle over welke informatie elke gebruiker te zien krijgt.
Wijzigingen zullen altijd gebeuren - daarom hebben wij een systeem ontwikkeld dat je helpt om op een efficiënte manier flexibel te blijven. Met alle tijdsschema's op een centrale plek hoef je slechts op één plek wijzigingen aan te brengen en alle gekoppelde personeels- en/of materiaalschema's worden automatisch bijgewerkt.
Je hebt het materiaal dat je nodig hebt voor AV- en evenementenproducties niet altijd in je voorraad. Reserveer materiaal voor de juiste projecten en los tekorten met alternatieven of inhuur op. Rentman maakt inhuur efficiënter, door tekorten van verschillende projecten in één overzicht te combineren en deze eenvoudig om te zetten in inhuurverzoeken als je geen alternatieven hebt.
Houd de kosten en inkomsten bij voor je materiaal, personeel, transport, onvoorziene uitgaven en verzekering. Bij elke stap van je project zie je de oorspronkelijk geschatte kosten, wat je gepland had, en hoeveel je uiteindelijk hebt uitgegeven.
Flexibele prijs- en kortingsopties helpen je de juiste prijzen voor je services te berekenen. Wanneer je met een klant een vaste prijs afspreekt, kun je de projectprijs vastzetten. Eventuele bijkomende kosten worden automatisch als korting berekend en je beslist zelf of je extra's in rekening wilt brengen.
Producties hebben vaak vergelijkbare setups. Verwerk je terugkerende activiteiten in templates, zodat je de succesvolle setups kunt herhalen en het handmatige werk tot een minimum kunt beperken.
Je verkoopt een beleving aan je klanten. Dus overtuig hen met je offerte door visuals toe te voegen en unieke ontwerpen te maken. Verrijk je offertes met afbeeldingen om je klant een voorproefje te geven van wat hij kan verwachten.
Stel je voorkeur in voor de manier van factureren en kies de beste optie voor elk project. Splits facturen voor grotere evenementen op in meerdere delen. Houd bij wat al gefactureerd is en welke facturen nog verstuurd moeten worden.
Met de verschillende activiteiten die bij elke productie komen kijken, is het gemakkelijk om de cijfers uit het oog te verliezen. Daarom brengt Rentman orde in de chaos. Verdeel en categoriseer je projecten om te zien welke diensten het meeste geld opbrengen en waar de meeste potentie zit.
Wanneer je producties plant met meerdere mensen, wil je een zekere controle houden over wijzigingen en waarom ze zijn gemaakt. Rentman houdt voor elk project een logboek bij van alle wijzigingen en wie deze heeft aangebracht. Zo kun je zien wie een project heeft geannuleerd, materiaal heeft verwijderd, of tijdschema's heeft gewijzigd.
Het plannen van materiaal wordt een stuk complexer wanneer je materiaal op verschillende plaatsen is opgeslagen. Rentman voorkomt alle problemen, door producties te kunnen plannen vanuit meerdere opslaglocaties. Of je materiaal nu in een trailer staat, op tour is, of opgeslagen staat in een zaal: je hebt zelf in de hand vanuit waar materiaal geboekt kan worden.
Maak onderscheid tussen de planning van je services en de financiële planning. Bijvoorbeeld wanneer je reserve-materiaal meeneemt, maar dit niet aan je klant wil doorberekenen.
Gebruik je software zoals Vectorworks, AutoCAD, of WYSIWYG voor je producties? Importeer materiaallijsten uit deze softwaretools, match ze met je database en bekijk meteen het benodigde materiaal in je projectplanning.
Gebruik drag-and-drop functies om planningen te maken en te bepalen wat er gedaan moet worden. Vul diensten eenvoudig op basis van de beschikbaarheid van werknemers, opleiding en kosten.
Iemand uitnodigen is heel eenvoudig: Selecteer een functie, vind de juiste persoon en stuur een verzoek.
Eén centrale plek voor elke stap in je projectplanning. Behoud het overzicht over de kosten en wijzig projecten op een flexibele manier via tijdschema’s. Bespaar daarnaast tijd met templates en een slimme interface.
Bepaal hoe resources het beste worden toegewezen en houd eenvoudig zicht op alle (unieke) materiaalen. In het geval van tekorten aan eigen materiaal kun je materiaal inhuren en toewijzen aan je projecten.
Met verschillende weergaven kunnen planners elke stap van het planningsproces in de gaten houden. Bekijk de beschikbaarheid, filter medewerkers op basis van de benodigde vaardigheden of expertise, en wijs geschikte medewerkers toe aan functies.
Met Rentman heb je altijd een compleet overzicht over waar jouw voorraad zich bevindt. Door te zien welke materialen al gescand en gepakt zijn verbeter je de samenwerking van jouw team in het magazijn.
Dat is nog niet alles
Centraliseer je communicatie met Rentman en beheer je medewerkers vanaf één platform. Verstuur eenvoudig job updates, roosterwijzigingen of werkuitnodigingen en besteed ondertussen minder tijd aan communicatie.
Begonnen als een AV productie bedrijf, kennen wij de ins en outs van de industrie. We weten wat er mis kan gaan en wat belangrijk is bij het plannen van een evenementproductie.
In plaats van meerdere tools te gebruiken om een evenement te plannen, heb je er nu nog maar één nodig. Communiceren met je team, het juiste transport toewijzen, beschadigde materialen aanmelden of offertes maken en betalingen beheren kan allemaal gemakkelijk binnen Rentman.
Meer informatie
