Commencer à utiliser QR-codes et codes-barres pour votre équipement est un grand pas en avant pour votre entreprise. Ils vous permettent de suivre votre équipement et les coûts qui lui sont associés avec bien plus de précision, en donnant à chaque pièce une identité unique et en gardant un suivi de son historique.
Au début de la mise sur pied de vos codes, il vous faudra faire certains choix pour assurer la longévité de ces derniers et faire en sorte que votre personnel puisse scanner efficacement tout équipement nécessaire sortant et rentrant au dépôt.
Rien de plus frustrant que de perdre son temps avec des codes endommagés ou difficiles à scanner à cause de leur taille. Les recommandations suivantes ont pour but de vous aider à optimiser ce processus et vous offrent des conseils pour mettre en place vos QR-codes et codes-barres correctement du premier coup.
1. QR-codes ou code-barres : que choisir ?
La question à 100 balles ! Il n’y a hélas pas de réponse unique - tout dépend de vos besoins. Certains utilisateurs préfèrent les codes-barres, d’autres penchent plutôt pour les QR-codes. Chaque option a ses avantages et ses inconvénients et est extrêmement dépendante de son environnement. A vous de décider ce qui fonctionne le mieux dans votre cas.
Pour faire court, ici à Rentman on a plutôt tendance à recommander l’utilisation de QR-codes car :
- Ils peuvent stocker plus d’information
- Ils sont plus petits
- Ils se scannent mieux, même endommagés
Cela dit, il y a une exception à la règle : les câbles. Les surfaces fines et arrondies ont plus de peine à bien fonctionner avec les QR-codes, alors que les codes-barres sont tip top.
Vous souhaitez en savoir plus sur les (des)avantages de chacun? Jetez donc un oeil à cet article (en anglais) qui détaille leurs différences.
2. Comment scanner mes codes ?
Pour commencer, vous avez la possibilité de traiter vos codes avec l’application mobile Rentman en utilisant la caméra de votre smartphone comme scanner. Scanner avec votre téléphone portable est non seulement une solution économe, mais aussi pratique puisque vous avez ainsi un scanner littéralement à portée de main où que vous soyez.
Attention, utiliser son smartphone comme scanner a des limites. Par exemple, la plupart d’entre nous avons connu des mésaventures telles qu’un écran brisé, une batterie dans le rouge, ou encore une vitesse d'exécution semblable à celle de l’escargot. Au vu du manque de fiabilité des téléphones portables, et au vu des autres tâches qui encombrent cet appareil (téléphoner, par exemple), le portable n’est pas toujours la meilleure solution pour ceux qui ont une grande quantité d’éléments à scanner.
L’autre option est d’investir dans un vrai scanner qui vous permettra de scanner vos codes plus rapidement et qui comprend bien plus de fonctions dédiées au scannage. Par expérience, nous conseillons les modèles de scanner Zebra TC20 & TC25 qui utilisent le système opératoire Android et qui ont l’option de télécharger l’application mobile Rentman directement sur l’appareil. Ils sont aussi faits pour résister aux intempéries et aux chocs en tout genre, c’est donc un investissement sûr.
3. Quel matière choisir pour mes étiquettes?>
Les QR-codes ont plusieurs degrés de “code de correction d’erreur” (abrégé ECC pour “error correcting code”). Plus l’indice ECC est élevé, plus le code est lisible, même endommagé ou partiellement recouvert. A savoir, les QR-codes générés avec Rentman possède l’indice ECC le plus élevé 💪.
Cela dit, même avec un haut niveau ECC, les accidents arrivent. C’est pourquoi il est important d’utiliser aussi une couche de protection permettant d’éviter les dommages. Il est important que le protecteur choisi protège des liquides, de la lumière, des rayures et qu’il soit anti-reflets. Certaines couches protectrices ont un fini brillant qui a tendance à beaucoup refléter et à rendre le scannage difficile.
Si vous décidez dímprimer les codes vous-même et n'êtes pas sûrs de la matière à choisir pour vos étiquettes, nous recommandons de consulter un fournisseur spécialisé qui saura vous conseiller.
4. Combien de caractères mes codes doivent-ils contenir?
Un QR-code est en fait une visualisation d’une série de chiffres et/ou de lettres. Moins il y a de caractères dans ce code, plus le code est facile à lire. Par exemple, en utilisant 6 caractères le QR-code pourrait être endommagé à 30% et quand même fonctionner.
5. La taille du code est-elle importante ?
Les QR-codes peuvent être imprimés en plus petit format que les codes-barres, ce qui est une des raisons de leur succès. Au moment de choisir la taille des vos codes, il est impératif de prendre en compte l'environnement dans lequel ils seront utilisés. Par exemple:
1. Si vous comptez utiliser votre téléphone et l’application Rentman pour scanner votre équipement, rappelez-vous que chaque téléphone est un peu différent et possède une caméra qui performe différemment. Si le code est trop petit, certains téléphones auront de la peine à le scanner. Nous recommandons de ne pas descendre en dessous de 7x7mm.
2. Si vous utilisez un scanner, prenez en compte la distance entre le scanner et l’équipement. Plus la distance est grande, plus le code doit être grand. Au final, ce n’est pas la taille qui compte, c’est ce que vous en faites.
6. Imprimer soi-même ou acheter tout fait ?
Au moment de créer les étiquettes pour votre équipement avec Rentman, vous avez l’option de customiser vos propres étiquettes avec le nom de votre entreprise, votre logo ou autre information de votre choix. Il se peut cependant que créer et imprimer vos étiquettes vous-même soit compliqué et long pour ceux qui n’ont pas d’expérience en impression.
Pour gagner du temps et de l’énergie, vous pouvez aussi choisir d’acheter vos QR-codes chez Rentman ou chez un autre fournisseur. Nos codes ne sont pas customisables comme ceux à imprimer soi-même, mais ils sont recouverts d’un protecteur industriel spécial qui les rend résistant à l’eau, la saleté et la lumière. Recevez-les directement au bureau ou au dépôt, tout ce qu’il reste à faire c’est les scanner et les attacher aux pièces d’équipement correspondantes dans Rentman. Facile !
7. Quelle imprimante utiliser ?
Vous avez décidé d’imprimer vos codes vous-même, super, mais quel est le meilleur moyen de le faire ? Premièrement, notez que seuls les QR-codes sont imprimables depuis Rentman. Les codes-barres doivent être générés hors du système. Disons donc que vous utilisez Rentman pour générer vos QR-codes et les imprimer, il vous faut simplement télécharger les étiquettes individuelles en format PDF et il ne reste qu’à imprimer!
Avec tant d’imprimantes sur le marché, il est difficile d’en recommander une plutôt qu’une autre. Par exemple, nous savons que la Dymo LabelWriter fonctionne bien pour les QR-codes, mais d’autres feraient sûrement tout aussi bien l’affaire.
Si vous cherchez à acheter une nouvelle imprimante, nous conseillons simplement de vérifier qu’elle traite le format PDF et qu’elle soit compatible avec la matière sur laquelle vous souhaitez imprimer vos codes.
Testez, testez!
Les conseils ci-dessus devraient vous aider à naviguer vos options quant à la mise en place d’ un système d’inventaire avec codes. Mais surtout, dans le doute, testez bien vos codes ! Ce n’est qu’en testant que vous serez en mesure de déterminer si la matière, la taille et les outils fonctionnent pour vous et vous permettent de garder trace écrite de votre équipement et d’accélérer le processus de réservation.