Establecer códigos QR o códigos de barras para tus equipos puede suponer un gran avance para tu negocio. Te permiten hacer un seguimiento de tus equipos y de los costos relacionados con ellos con mucha más precisión, dando a cada equipo una identidad única y registrando un historial de uso rastreable.
Al empezar a configurar los códigos QR o los códigos de barras, hay que tomar muchas decisiones para garantizar que los códigos resistan la prueba del tiempo y funcionen de forma eficaz para que el personal pueda escanear rápidamente los artículos que entran y salen del almacén. No hay nada peor que perder el tiempo con códigos que son difíciles de escanear debido al tamaño o a los daños.
Los siguientes consejos te ayudarán a optimizar este proceso y te darán una idea de cómo implementar los códigos correctamente desde el principio.
1. Códigos QR o Códigos de Barras
La vieja pregunta. Bueno, no hay una sola respuesta, todo depende de tus preferencias. Algunos usuarios utilizan códigos de barras, mientras que otros utilizan códigos QR. Hay un momento y un lugar para cada uno y eres tú quien debe decidir qué utilizar.
En definitiva, en Rentman recomendamos usualmente el uso de los códigos QR, ya que:
- Puede contener más información
- Son más pequeños
- Son más fáciles de escanear, incluso cuando están desgastados
Dicho esto, hay una excepción a la regla: los cables. Las superficies finas y redondeadas no funcionan tan bien con los códigos QR, mientras que los códigos de barras pueden funcionar mucho mejor. Dicho esto, muchos no necesitarán hacer un seguimiento individual de los cables, y los códigos QR servirán perfectamente para los fines masivos.
¿Quiere saber más sobre los pros y contras? Puedes leer más aquí: Códigos QR versus códigos de barras: ¿Cuál debes utilizar para tus equipos?
2. Empieza a escanear en el móvil, actualízalo luego
Para empezar, puedes usar los códigos con la Aplicación móvil de Rentman utilizando la cámara de tu propio teléfono para escanear códigos QR o códigos de barras. Escanear con tu teléfono no supone un gasto y, además, te permite tener un escáner a la mano en cualquier lugar.
Sin embargo, el uso del smartphone también tiene sus propias limitaciones. Por ejemplo, la mayoría de nosotros hemos tenido que lidiar con una pantalla agrietada o rota, una duración deficiente de la batería o un rendimiento lento en nuestros teléfonos. Debido a la posible falta de fiabilidad, junto con las tareas adicionales que puedes tener que hacer en tu teléfono, los dispositivos móviles pueden no ser la mejor opción para aquellos que escanean mucho.
En el futuro, el uso de un escáner específico te permite escanear los códigos más rápidamente y también tiene funciones de escaneo específicas, lo que lo hace mucho más eficiente que el uso de la cámara de un teléfono móvil.
Recomendamos los modelos de escáner Zebra TC20, TC21, TC25 y TC26, ya que estos funcionan con un sistema operativo Android y pueden descargar la Aplicación móvil de Rentman directamente en el dispositivo. Los escáneres Zebra también están fabricados para resistir una vida dura, lo que significa que puedes dejarlos caer, utilizarlos bajo la lluvia o a temperaturas extremas, y seguirán funcionando.
3. Elige un material para las etiquetas que sea duradero
Los códigos QR tienen cuatro niveles diferentes de “códigos de corrección de errores” o, ECC para abreviar. Cuanto más alto sea el nivel de ECC, más legible será el código, incluso cuando esté dañado o cubierto. Los códigos QR generados o comprados a Rentman vienen con el nivel más alto de ECC .
Sin embargo, incluso con un alto nivel de ECC, pueden producirse daños. Por eso es importante utilizar también un revestimiento que ayude a prevenir los daños. Sea cual sea el revestimiento que se utilice, es importante asegurarse de que proteja de líquidos, la luz y los rayones, pero que también sea antirreflectante. Algunos revestimientos pueden tener un aspecto brillante que permite un mayor reflejo de la luz, lo que dificulta el escaneo del código.
Si decides imprimir tus propios códigos, te recomendamos que consultes a un proveedor de etiquetas para asegurarte de que utilizas el revestimiento adecuado para tu equipo y entorno.
4. Cuanto más cortos sean los códigos, mejor
Un código QR es en realidad una visualización de un código alfabético y/o numérico. Cuantos menos caracteres utilices, más fácil será escanear el código. Si utilizas hasta 6 caracteres, por ejemplo, el código podría soportar un 30% de daños y seguir funcionando sin problemas.
5. Deja que tu entorno dicte el tamaño
Los códigos QR pueden publicarse en formatos más pequeños que los códigos de barras, por lo que algunos usuarios los prefieren. A la hora de determinar el tamaño de tu código QR, es importante que te asegures de que es apropiado para tu entorno de escaneo. Aquí tienes dos ejemplos:
1. Si piensas utilizar tu teléfono y la Aplicación móvil de Rentman para escanear tu equipo, es importante recordar que cada teléfono inteligente es ligeramente diferente con diferentes rendimientos de la cámara. Imprimir el código QR demasiado pequeño puede hacer que sea ilegible para algunos smartphones.
No recomendamos la impresión de un tamaño inferior a 7 mm * 7 mm.
2. Si utilizas un escáner, debes tener en cuenta la distancia entre tu equipo y el escáner. Cuanto más lejos, mayor es el código.
6. No te preocupes: haz que te los impriman
Al crear tus propias etiquetas de equipo en Rentman, tienes la opción de personalizar tu propia etiqueta con el nombre o el logotipo de tu empresa y cualquier otra información que quieras incluir. Dicho esto, es posible que la creación de tus propias etiquetas y su impresión te lleven un poco más de tiempo si no tienes experiencia en la impresión de material especializado.
Para ahorrar tiempo y estrés, también puedes optar por comprarnos los códigos QR a nosotros o a otro proveedor. Nuestros códigos QR no se pueden personalizar pero están cubiertos por un revestimiento industrial especial. Esto las hace resistentes a los daños causados por el agua, la suciedad y la luz.
También podemos enviártelos directamente a tu oficina y lo único que tienes que hacer es escanearlos en cada equipo en Rentman.
7. No todas las imprentas son iguales
Has decidido autoimprimir los códigos, qué bien, pero ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?
Lo primero que hay que saber es que los únicos códigos que se pueden imprimir en Rentman son los códigos QR. Los códigos de barras deberán generarse fuera del sistema. Para generar e imprimir los códigos QR, basta con descargar las etiquetas de los equipos en formato PDF e imprimirlas.
Con tantas impresoras en el mercado, es difícil recomendar una. Hemos impreso con éxito códigos QR con la Dymo LabelWriter, pero seguro que hay muchas iguales de buenas. Diferentes empresas tienen diferentes configuraciones y preferencias.
Si quieres comprar una impresora nueva, nuestra recomendación es que compruebes las especificaciones de la impresora para asegurarte de que puede manejar el material que has elegido para tus códigos.
Prueba, prueba, prueba
Los consejos anteriores deberían ayudarte a entender todo lo que necesitas para hacer un seguimiento exitoso de tu inventario. Sin embargo, ante la duda, prueba tus códigos. Solamente probando podrás determinar si los materiales, el tamaño y el contenido se ajustan a tus necesidades y te permitirán hacer un mejor seguimiento de tu equipo y agilizar el proceso de reserva.