Ben je op zoek naar een template voor overeenkomsten voor verhuurmateriaal?
Materialen verhuren is niet niks. Als je een verhuurbedrijf runt weet je hoeveel moeite erin gaat zitten om de schade aan je materiaal te beheersen.
Je besteedt tijd, mankracht, geld en waarschijnlijk nog andere middelen aan het verhuren van materialen en vertrouwt erop dat hier verstandig mee wordt omgegaan.
Soms loopt het echter niet zoals gepland en raakt je materiaal beschadigd.
Hoe besluit je wie verantwoordelijk is om de kosten te betalen?
Deze discussie kan tot conflicten en ruzies met klanten leiden, wat slecht kan zijn voor het bedrijf. Om gespannen relaties te voorkomen, is het belangrijk om duidelijke huurvoorwaarden vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst.
Hier vind je alle antwoorden op de vragen waar je nog niet eens aan had gedacht bij verhuurmateriaalovereenkomsten, samen met een gratis template om je op weg te helpen.
- Wat is een verhuurmateriaalovereenkomst?
- Wat moet er in een verhuurmateriaalovereenkomst staan?
- Download onze gratis verhuurmateriaalovereenkomst template
- Hoe je jouw verhuurbedrijf efficiënter kunt runnen met Rentman
I. Wat is een verhuurmateriaalovereenkomst?
1. Definitie
Een overeenkomst voor verhuurmateriaal (ook bekend als een huurcontract of verhuurovereenkomst) is een juridisch bindend document dat wordt gebruikt om materiaal van de ene partij aan de andere te verhuren voor een bepaalde periode.
Het doel is om in duidelijke, grondige voorwaarden de verantwoordelijkheden en verplichtingen van elke partij te omschrijven om de belangen van beide partijen te beschermen. Aangezien geen van beide de overeenkomst kan wijzigen zonder daar eerst schriftelijke toestemming voor te krijgen van de andere partij.
Deze overeenkomst bevat voorwaarden zoals de huurperiode, huurtarieven en instructies voor het gebruik en het terugbrengen van het materiaal. Door deze voorwaarden op papier te zetten, weet je zeker dat jij en jouw klanten op één lijn zitten als het gaat om de manier van omgaan met het materiaal.
2. De betrokken partijen
Een contract geldt pas zodra twee of meer partijen het eens zijn. Daarom zijn bij verhuurovereenkomsten de twee belangrijkste betrokken de verhuurder en de huurder.
In dit artikel worden de termen ‘verhuurder’ en ‘huurder’ gebruikt, maar dit men gebruikt ook wel ‘eigenaar’ of ‘leverancier’.
- De verhuurder
De verhuurder is de eigenaar van de materialen, en verhuurt deze uit aan andere partijen door middel van een verhuurovereenkomst.
- De huurder
De huurder is de persoon die de materialen huurt van een eigenaar of leverancier. Hij/zij moet volgens de verplichtingen in het contract of overeenkomst handelen.
⚠️ Een huurder of verhuurder kan een persoon of een bedrijf zijn, afhankelijk van de omstandigheden van de verhuur.
Je kunt bijvoorbeeld de eigenaar zijn van een klein bedrijf voor audiovisuele materialen die verhuurt aan bedrijven uit de evenementenindustrie. Een ander voorbeeld is dat je bij het plannen van een event materiaal voor audio, zoals speakers, huurt van een vriend.
3. Wanneer gebruik je een overeenkomst voor verhuurmateriaal?
Bij elk materiaal dat je aan iemand verhuurt gebruikt je een contract of overeenkomst. Als jij de verhuurder bent gebruik je een contract of overeenkomst om je rechten te beschermen, en om de andere partij te verantwoordelijken om op verantwoorde manier om te gaan met het vaak kostbare materiaal.
Als jij de huurder bent, kun je dit document ook gebruiken als je van plan bent om materiaal van iemand te huren en deze partij geen contract stuurt.
4. Voor welke type materiaal kun je dit gebruiken?
Een overeenkomst voor verhuurmateriaal kan worden gebruikt om de huurvoorwaarden van een verschillende materialen te schetsen. Dit omvat:
- Audiovisuele materiaal (zoals camera's, lampen, projectoren, microfoons, DMX-controllers, etc.),
- Staging-materiaal: (zoals buizen en gordijnen, spanten, platforms, enz.),
- IT-materiaal (zoals computers, monitoren, harde schijven enz.),
- Feest / party equipment (zoals tenten, tafels, stoelen etc.).
II. Wat moet er in een verhuurmateriaalovereenkomst staan?
De inhoud van een overeenkomst voor verhuurmateriaal kan verschillen per bedrijfstak en de waarde van het verhuurde materiaal.
Hier is een lijst met elementen die je kunt overwegen om in je huurovereenkomst op te nemen:
1. Verhuurde materialen
Hier neem je een duidelijke omschrijving van het materiaal op dat je verhuurt.
Je beschrijving moet bestaan uit:
- De naam van het materiaal
- Enige extra’s of bijlagen die bij de materialen horen
- Het aantal materialen
2. Verhuurtarieven
De verhuurtarieven of verhuurprijzen tonen precies aan hoeveel de huurder moet betalen voor de materialen.
Dit kan een uurtarief, dag-, week- of maandtarief zijn, afhankelijk van het type materiaal dat wordt verhuurd.
Als je bijvoorbeeld AV-materiaal aan studenten verhuurt, mag je voor hen een uurtarief in rekening brengen. Als je echter AV-materiaal huurt voor langetermijnprojecten, zoals een tour, kun je een wekelijks / maandelijks huurtarief in rekening brengen.
3. Verhuurperiode
Elke huurovereenkomst begint met een afgesproken verhuurperiode. Deze periode bestaat uit de datum vanaf het moment dat een materiaal wordt verhuurd tot de dag dat het moet worden ingeleverd.
4. Verzorging en bediening
Hier geef je instructies over hoe de huurder het materiaal moet bedienen en retourneren.
Je kunt bijvoorbeeld de belangrijkste tips opsommen uit de gebruikershandleidingen van het materiaal. Je kunt er ook voor kiezen om te vermelden wie bevoegd is om het gehuurde materiaal te gebruiken.
Dit helpt om ervoor te zorgen dat de huurder jouw materiaal op een verantwoorde manier gebruikt om zo de waarde ervan helpt behouden.
5. Schadevergoedingen
Zoals je wellicht weet, is het belangrijk om constant je materialen te inspecteren en repareren zodat deze in goede conditie blijven.
Wanneer je materiaal schade oploopt of er een ongeval plaatsvindt tijdens de verhuurperiode, wilt de verhuurder waarschijnlijk een schadevergoeding ontvangen. De voorwaarden met betrekking tot deze vergoedingen kunnen worden genoemd onder een vrijwaringsclausule/ schadeloosstellingsovereenkomst.
Hier kun je bijvoorbeeld vermelden dat de huurder geen schadevergoeding kan eisen of een rechtszaak tegen je kunt aanspannen voor schade als gevolg van ongevallen die zich voordoen tijdens de verhuurperiode.
6. Verzekeringsdekking
Bij het huren van materiaal kun je kiezen of de huurder een verzekering toevoegt of dat jij hen hiervan voorziet.
De verzekering kan worden gebruikt om de volgende elementen te dekken:
- verlies of schade aan het materiaal zelf,
- schade aan eigendommen,
- letsel aan personen terwijl het materiaal wordt gebruikt in geval van onvoorziene gebeurtenissen.
Houd er rekening mee dat dit per land verschilt. Sommige landen vereisen een verzekering van de leverancier.
We hebben een artikel geschreven met handige tips om je klanten te overtuigen met professionele offertes en documenten, wat misschien ook interessant voor je is.
7. Transport
In een overeenkomst voor verhuurmateriaal moet ook worden vermeld wie verantwoordelijk is voor het laden en vervoeren van het materiaal aan het begin en aan het einde van de verhuurperiode.
Dit kan zowel door de verhuurder als door de huurder worden gedaan. Het is belangrijk om dit in je overeenkomst te vermelden om misverstanden met de andere partij te voorkomen.
III. Download onze gratis verhuurmateriaalovereenkomst template
Nu je weet wat een overeenkomst voor materiaalverhuur is en waaruit deze moet bestaan, vind je hier een gratis template om je op weg te helpen.
Template voor verhuurmateriaalovereenkomst
Je hebt nu je eigen gratis template 🎉. Wil je weten hoe je tijd en geld kunt besparen bij het beheer van je verhuurmateriaal?
IV. Hoe je jouw verhuurbedrijf efficiënter kunt runnen met Rentman
Het beheren van een verhuurbedrijf kan frustrerend zijn. Van het bijhouden van je voorraad en onderhoud tot het communiceren met het team en het genereren van offertes voor je klanten. Deze lijst zal blijven groeien naarmate je bedrijf groeit.
Tegenwoordig gebruiken veel bedrijven een combinatie van plannings- en communicatietools zoals spreadsheets, telefoontjes, e-mails en Word-documenten om deze taken te helpen beheren. Het werken met deze mix van tools kan veel tijd in beslag nemen en problemen opleveren met grote impact op je bedrijf.
Het hebben van een goed opgestelde huurovereenkomst voor materiaal is een goede eerste stap om je bedrijf en materiaal te beschermen in geval van schade of problemen, maar je zou ook kunnen overwegen om speciale verhuursoftware te gebruiken om je te helpen al jetaken in één centrale plek te beheren Zo voorkom je dat je belangrijke informatie verliest.
Rentman is op maat gemaakte software die je helpt bij het plannen van materialen, medewerkers en transport voor verschillende soorten evenementen.
Rentman helpt niet alleen bij het volgen van je resources, maar je kunt hiermee ook onderweg documenten maken en aanpassen, zoals offertes, facturen, pakbonnen, inhuuraanvragen en callsheets.
Start je gratis Rentman proefperiode van 30 dagen om je documenten en planning naar een hoger niveau te tillen.
Disclaimer: de inhoud die wordt vermeld in een huurovereenkomst voor materiaal kan variëren, afhankelijk van het land waarin je woont en de wet- en regelgeving die daar van toepassing is. Rentman kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor enige schade die jij of een andere partij zou kunnen lijden als gevolg van het gebruik van het sjabloon in dit artikel.