La version Française de Rentman fête déjà ses 6 mois. Pour l’occasion, Mikael Crozat de Carrefour du Son a accepté de nous raconter son expérience avec le logiciel. Qui de mieux qu’un professionnel et utilisateur de Rentman lui-même pour vous en parler ?
Mikael, professionnel de la location et de la vente d’équipements audiovisuels, travaille au sein de Carrefour du Son comme commercial depuis maintenant 24 ans. Mais pas que, il y est aussi associé depuis 20 ans. Il travaille quotidiennement avec 3 autres collaborateurs et bon nombre d’intermittents.
Prestataire audiovisuel, Carrefour du Son vend, loue et installe matériels vidéo, audio, éclairage; tout ce dont les organisateurs d’événements ont besoin. L'équipe opère principalement sur Saint-Étienne (42), « on fait beaucoup de dryhire » nous confie Mikael, « on a aussi des gros événements, mais moins… En revanche, ils représentent un plus gros budget. »
Carrefour du Son, sait tout faire, s’adapte et propose même son matériel à la sous-location.
Gérer des projets de locations, des stocks d’équipements qui varient chaque jour représente un travail de gestion énorme. Les problématiques sont redondantes pour les professionnels de la location de matériel audiovisuel: comment garder une vision précision sur des stocks aussi versatiles? Comment prévoir membres du personnel et transports sans faire d’erreurs de planification?
Avant de évelopper la location, Mikael et son équipe se concentraient beaucoup plus sur les ventes, mais petit à petit, ils se sont adaptés au marché de la location; un problème de gestion s’est fait ressentir par la suite:
« Au début, c’était de la gestion manuelle, à l’aide de tableaux, fiches cartonnées; franchement, ça fonctionnait pas trop mal. Mais en grandissant on s’est vite rendu compte qu’il y avait un problème de visibilité, surtout au niveau des stocks. On voyait clairement les périodes surchargées mais sans trop de détails, on n’était pas sûr de l’état de nos stocks, donc assez frileux d’accepter de nouvelles demandes de peur de ne pas avoir assez d’équipements; on a pu constater une perte de potentiels clients. »
Mikael s’est donc mis à la recherche d’un système de logiciel de gestion pour les aider à gérer plus efficacement leurs locations.
« Ça faisait des années et des années que je cherchais un logiciel de gestion de location, je tombais toujours sur les mêmes, ceux que tout le monde connait… J’ai essayé les démos et n’ai pas gardé les logiciels plus longtemps: trop complexes à mon goût. Il y a beaucoup de paramétrage à faire avant de pouvoir utiliser même une simple fonctionnalité, c’est assez limité. »
Mikael ajoute: « Ils sont assez désuets et ne sont pas mis à jour visuellement parlant, généralement ils sont lourds à implémenter et demandent une formation longue et payante ».
Mais du coup, comment avez-vous trouvé Rentman?
« Un jour j’ai simplement fait ma recherche en anglais. Rentman a été le premier à s’afficher. J’ai essayé, et il y avait tout: l’interface graphique, visuelle et interactive, des fonctionnalités cohérentes avec nos besoins, tout ce qu’il faut pour bosser simplement et efficacement. »
Qu’est-ce qui vous a séduit avec Rentman au final?
« Ce qui m’a plu avec ce logiciel c’est d’abord le fait que ce soit un logiciel en ligne (SaaS), la partie vente de Carrefour du Son est gérée avec un logiciel en ligne aussi. L’accessibilité, partout, sur n’importe quel support, je peux faire un devis même tard le soir depuis chez moi, pas besoin d’attendre le lendemain ou de retourner au bureau exprès pour ça. Sa simplicité en fait, l’aspect avec peu de paramétrage obligatoire » Ajoute Mikael.
Rentman est simple mais offre aussi pleins de possibilités adaptées spécifiquement à cette industrie, tels que la planification des équipes et des transports sur un projet et de création de Kit ou de Case; c’est d’ailleurs un point qui a beaucoup plu à Mikael: « pouvoir grouper et lier des équipements en Case et pouvoir les mettre dans un Kit vendu avec d’autres équipements, mais garder la possibilité de démanteler ces groupements et de les vendre individuellement, c’est quelque chose que l’on utilise beaucoup. »
Il ajoute: « et à l’époque j’avais demandé à une société de me chiffrer le développement d’un module de gestion de location; et la création de Case et de Kits était un très gros problème dont ils ne trouvaient pas la solution. Ce point-là aussi m’a convaincu de rester chez Rentman. Il y a aussi la possibilité d’assigner des accessoires aux équipements. Une fenêtre pop-up s’ouvre et nous propose si on veut y ajouter les accessoires adéquats. »
Un bémol quand même?
« Rentman propose des étapes lors de la création de projet, un processus à suivre, ce qui est très bien, mais on est comme obligé de passer par toutes les étapes, et parfois, pour les petites locations, ça peut nous ralentir. »
Et il est vrai que Rentman est une solution qui se concentre sur la gestion de location principalement: « alors oui, même si on peut gérer les consommables avec les locations, pour les ventes qui représentent quand même une grosse partie de notre business, c’est plus limité avec Rentman. » D’où l’utilisation pour Carrefour du Son d’un autre logiciel pour la gestion des ventes.
Et d’ailleurs Mikael, ça vous effraye le Cloud?
« Pas du tout. J’utilise Facebook, mes données sont sauvegardées dans le Cloud, sans le savoir tout le monde utilise le Cloud ». Effectivement, lorsque vous consultez votre compte bancaire sur votre smartphone, c’est dans le Cloud que ça se passe.
Vous pouvez nous décrire le processus que vous suivez pour planifier un projet?
« En général, on réceptionne une demande par e-mail ou par téléphone mais dans tous les cas il nous faut toujours une trace écrite. Ensuite on passe à la création du devis, pour ça, on crée le projet en suivant les étapes logiques de planification de location. »
Dans Rentman, le devis est très simple à générer et est complètement lié au projet, chaque changement effectué sera aussitôt pris en compte. Par ailleurs les documents sont totalement personnalisables, que ça soit la forme ou le fond.
« Ensuite, on envoie le devis, lorsqu’on l’envoie par e-mail on active parfois le bouton qui permet de signer les documents digitalement, c’est un bon point. Le côté ludique pousse à la signature; nos clients peuvent signer à tout moment. » De leur côté Carrefour du Son reçoivent un e-mail de confirmation, le projet se confirme automatiquement dans Rentman est les équipements s’enregistrent pour le projet, ils ne sont donc plus visibles dans le stock, et à partir de là, il n’y a plus de possibilité de faire des erreurs de stock.
Vous avez l’impression d’être plus efficace depuis?
« Oui clairement, on voit les pénuries à l’avance, on a une visibilité sur le long terme, on peut se permettre d’être prévoyant, on voit sur quel projet nos équipements sont planifiés ou même s’ils sont en maintenances ». Directement depuis le module de réparation vous pouvez gérer et suivre vos réparations, vous avez un historique par produit et numéro de série.
Et ce ne sont que quelques exemples des possibilités que le logiciel vous propose. Crée en 2011, Rentman s’est désormais adapté aux francophones, et en tant que logiciel évolutif, il ne cessera de s'améliorer.
L’équipe Rentman souhaite remercier Carrefour du Son et plus particulièrement Mikael Crozat pour nous avoir permis de faire cette très belle interview. Merci à lui d’avoir pris le temps de nous répondre avec autant de précision.
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