Wie man ein Partyvermietungsgeschäft in 10 Schritten startet

Wenn du auf der Suche nach Tipps bist, wie du im Jahr 2021 einen Partyverleih gründen kannst, dann bist du hier genau richtig!🎉

Wenn es eine Sache gibt, die man aus dem Durchleben von Pandemien und Lockdowns lernen kann, dann ist es, dass sich in einem Jahr eine Menge ändern kann. Als Softwareanbieter für Partyvermieter und Anbieter von Live-Events haben wir die Auswirkungen von Covid-19 auf unsere Branche aus erster Hand erfahren.

Obwohl dies ein sehr dunkler Moment für die Branche war, haben viele Unternehmen diese Zeit genutzt, um an ihren Strategien zu arbeiten und ihre Geschäftsprozesse zu verbessern.

Und entgegen der allgemeinen Meinung könnte die Gründung eines Partyverleihs heute einer jener Meilensteine sein, auf die du in einigen Jahren als eine der besten Entscheidungen zurückblicken wirst, die du je getroffen hast.

Aber wenn du willst, dass es erfolgreich wird, musst du dir die Zeit nehmen, über dein zukünftiges Geschäft nachzudenken und eine Strategie entwickeln.

Um dich dabei zu unterstützen, findest du hier 10 Schritte, die du befolgen kannst, um ein Partyverleihgeschäft im Jahr 2021 zu gründen:

Schritt 1: Analysiere den Markt
Schritt 2: Schreibe deinen Businessplan
Schritt 3: Registrierung für Geschäftslizenzen und Genehmigungen
Schritt 4: Kaufe das richtige Material
Schritt 5 Umsetzung einer Preisstrategie
Schritt 6: Schließe eine Versicherung ab
Schritt 7: Behalte den Überblick über deine Kunden, Aufträge und Liefertermine
Schritt 8: Investiere in Marketing
Schritt 9: Überwache deinen Fortschritt
Schritt 10: Vergrößere dein Team
Dinge, die du beachten solltest

Schritt 1: Analysiere den Markt

Wenn du eine Partyvermietung gründest, solltest du als erstes deinen Markt studieren. Dieser Schritt wird Marktforschung genannt.

Marktforschung ist der Prozess des Ermittelns von Informationen über dein Zielpublikum und deinen Markt, um deren Wünsche und Bedürfnisse zu verstehen.

Wenn du deinen Markt analysierst, erhältst du einen Überblick darüber, welche Methoden bei deinen Konkurrenten funktionieren, wie sie arbeiten und welche Dienstleistungen und Preise sie anbieten.

Anhand dieser Informationen kannst du dann bestimmen, wie du dein Produkt oder deine Dienstleistungen gestalten solltest, um deinem Zielmarkt einen Mehrwert zu bieten und einen Wettbewerbsvorteil für dein Partyverleihgeschäft zu erzielen.

Hier sind einige Fragen, die du während der Marktforschung stellen könntest:

• Wer sind die aktuellen Kunden?
• Wie hoch ist deren Kaufkraft?
• Welche Arten von Produkten oder Dienstleistungen suchen sie?
• Wo suchen diese Kunden nach Lösungen?
• Was sind die aktuell verfügbaren Alternativen?
• Welchen Mehrwert kannst du bringen?
• Vor welchen Herausforderungen stehen die Kunden?
• Was sind die Herausforderungen für den aktuellen Markt?
• Wie viele Personen wären an diesem Angebot interessiert?
• Welche Alternativen gibt es derzeit?
• Was zahlen potenzielle Kunden für diese Alternativen?
• Was beeinflusst Käufe und Abschlüsse bei deiner Zielgruppe?

Schritt 2: Schreibe deinen Businessplan

Nachdem du deinen Markt untersucht und Geschäftsideen identifiziert hast, besteht der nächste Schritt bei der Gründung eines Partyverleihs darin, deine Ideen in einem Businessplan zu strukturieren.

Ein Businessplan ist ein Dokument, das die Ziele deines Unternehmens und die Strategien, die du zur Erreichung dieser Ziele implementieren wirst, darlegt.

In deinem Businessplan solltest du Folgendes berücksichtigen:

• Erkenntnisse deiner Marktforschung
• Deine Zielgruppe
• Deine Go-to-Market-Strategie
• Dein Startkapital
• Finanzprognosen
• Firmenzweck und Mission

Das Verfassen eines Businessplans ist ein wesentlicher Bestandteil der Gründung einer Partyvermietung, da du dadurch wichtige Aspekte des Unternehmens betrachten und recherchieren musst, die du zuvor vielleicht vernachlässigt hast.

Du solltest bedenken, dass ein guter Geschäftsplan nie ganz fertig ist. Wenn dein Unternehmen zu wachsen beginnt, solltest du anfangen, Änderungen vorzunehmen. Es ist immer eine gute Idee, deinen Geschäftsplan zu überprüfen und zu aktualisieren, wenn sich die Dinge ändern, oder zumindest einmal im Jahr über deine Ziele für das kommende Jahr nachzudenken.

Die Aktualisierung deines Geschäftsplans hilft dir dabei, eine Strategie zu entwickeln, in deinem Markt relevant zu bleiben und zu planen, was getan werden muss, um deine gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Schritt 3: Registrierung für Geschäftslizenzen und Genehmigungen

Wenn du ein Unternehmen gründest, wird von dir erwartet, dass du die richtigen Lizenzen und Genehmigungen für das Land oder Bundesland hast, in dem du tätig bist. Das Versäumnis, dies zu tun, kann zu saftigen Geldstrafen oder sogar zur Schließung deines Unternehmens führen.

Obwohl in den meisten Ländern keine speziellen Lizenzen für den Partyverleih erforderlich sind, sollten Geschäftsinhaber die lokalen Anforderungen ihres Landes oder Bundeslandes prüfen, um sicherzustellen, dass sie die dort geltenden Gesetze und Bestimmungen einhalten.

Schritt 4: Kaufe das richtige Material

Wenn es darum geht, Material für deinen Partyverleih zu kaufen, solltest du dir die Zeit nehmen, deine Kunden zu fragen, nach welchen Arten von Partyausrüstung sie suchen.

Wenn du dies tust, wirst du Trends von beliebten Artikeln erkennen, wie z. B.:

• Klapptische
• Klappstühle
• Partyzelte

Jedoch wirst du auch einzigartige Artikel finden, wie z.B.:

• Beleuchtungssysteme
• Fotoautomaten
• Hüpfburgen

Da der Kauf von Material wahrscheinlich eine deiner größten Investitionen ist, möchtest du sicherstellen, dass du ungenutztes Inventar vermeidest und am Anfang nicht zu viel ausgibst. Es ist günstiger und einfacher, später mehr Material zu kaufen, als überschüssiges, unerwünschtes Material loszuwerden.

Daher solltest du nicht gleich alle Materialien kaufen, die deine Kunden erwähnen, wenn du dein Unternehmen gründest. Erstelle stattdessen eine Prioritätenliste von Material, das du kaufen musst, und eine Liste von Material, das zugemietet werden kann.

Mit einer Kombination aus eigenem Bestand und einer Liste von Material, das du zumieten kannst, bist du in der Lage, mehr Kundenwünsche auf einmal zu erfüllen.

Und wenn potenzielle Kunden alle benötigten Artikel von einem einzigen Anbieter beziehen können, anstatt sich auf drei oder vier verschiedene Unternehmen zu verlassen, ist das wahrscheinlich die Option, die sie am ehesten wählen werden.

⚠️ Bei der Anschaffung von Materialien solltest du auch die Investition in Fahrzeuge in Betracht ziehen, die für den Transport und den Aufbau des Materials am Veranstaltungsort eingesetzt werden können.

Schritt 5: Umsetzung einer Preisstrategie

Basierend auf den Recherchen von Schritt 1 und 2 verfügst du nun über Informationen zu:

• Was deine Mitbewerber berechnen,
• was deine potenziellen Kunden zu zahlen bereit sind,
• und wie viel du berechnen musst, um kostendeckend oder profitabel zu sein.

Die Preisgestaltung für deine Dienstleistungen kann schwierig sein, jedoch kannst du die Preise, die deine Mitbewerber verlangen, als Referenz verwenden.

Du solltest bedenken, dass es für dein Unternehmen schwieriger wird, kostendeckend zu arbeiten, wenn du deine Preise zu niedrig ansetzt. Außerdem kann es dazu führen, dass potenzielle Kunden zweimal darüber nachdenken, etwas bei dir zu mieten, weil sie denken könnten, dass es einen Haken gibt oder dass etwas mit deinen Dienstleistungen nicht in Ordnung sein könnte.

Und wenn du deine Preise zu hoch ansetzt, entgehen dir natürlich wertvolle Umsätze.

Es gibt Dutzende von Preismodellen und Strategien, die dir helfen können, die richtigen Preise für dein Publikum und deine Umsatzziele festzulegen.

Hier sind einige Beispiele für Preisstrategien, die du in Betracht ziehen könntest:

• Kosten-Plus-Marge: Eine Preisfindungsmethode, bei der der Verkaufspreis einer Dienstleistung durch Addition einer Gewinnspanne zu den Kosten der Dienstleistung bestimmt wird.
• Nachfragebasierte Preisgestaltung: Bei dieser Preismethode bestimmt der Anstieg und Rückgang der Verbrauchernachfrage die Höhe des Preises.
• Wettbewerbsbasiertes Preismodell: Hier werden die Preise durch die Preise deiner Konkurrenz bestimmt.
• Preisbündelung: Der Preis wird für eine Gruppe von Produkten festgelegt und gruppierte Produkte werden nicht separat vermietet.

Schritt 6: Schließe eine Versicherung ab

Genau wie Geschäftslizenzen und -genehmigungen benötigst du auch eine Geschäftsversicherung, um sicher und legal arbeiten zu können.

Der Betrieb eines Partyverleihs bedeutet, dass du sowohl Innen- als auch Außenmaterial, wie z. B. Lichter, Lautsprecher oder Zelte, kaufen und mieten musst. Da du Geld in dieses Material investiert hast und dein Unternehmen auf dich angewiesen ist, sollten du die Materialien versichern, falls es zu Unfällen kommen sollte.

Du solltest auch sicherstellen, dass du für den Fall geschützt bist, dass jemand bei der Benutzung deiner Geräte verletzt wird. Dies wird normalerweise durch eine Haftpflichtversicherung abgedeckt.

Eine Haftpflichtversicherung ist in einigen Ländern obligatorisch für Partyverleiher, und manchmal ist es einem Unternehmen gesetzlich nicht erlaubt, ohne diese zu arbeiten. Du solltest deine örtlichen Gesetze überprüfen, um zu sehen, ob dies auch auf dich zutrifft.

Allerdings wird es dringend empfohlen, zur eigenen Sicherheit eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, auch wenn dies in deiner Region nicht vorgeschrieben ist. Viele potenzielle Kunden werden dein Unternehmen außerdem für vertrauenswürdiger halten, wenn du ihnen einen Nachweis über diese Versicherung vorlegen kannst.

Du solltest in Erwägung ziehen, einen Versicherungsmakler zu konsultieren, der dir bei der Auswahl der besten Versicherungen für deinen Partyverleih hilft. Er wird dir helfen, die Risiken in der Branche einzuschätzen, und dir sagen, welche Versicherungen für dein Unternehmen am besten geeignet sind.

Schritt 7: Behalte den Überblick über deine Kunden, Aufträge und Liefertermine

Die Leitung eines Partyverleihs erfordert ein ausgeprägtes Organisationstalent. Du befindest dich in einer Branche mit strengen Fristen und vielen beweglichen Komponenten, daher ist es wichtig, dass du deine Projekte und Ressourcen genau im Blick behältst, wenn du Veranstaltungen erfolgreich planen willst.

Egal, ob du Hochzeiten, Partys oder Firmenveranstaltungen planst, du kannst ein spezielles Vermietmanagement-Tool wie Rentman verwenden, um deine Kunden, Aufträge und die Materialverfügbarkeit auf einer einzigen Plattform im Auge zu behalten.

Rentman hilft dir, alle Schritte, die mit dem Betrieb einer Partyvermietung verbunden sind, effizienter zu gestalten, spart dir Zeit bei der Planung von Veranstaltungen und verleiht deinen Dokumenten ein professionelleres Aussehen.

Mit dem in Rentman integrierten Vorlagen-Editor passt du deine eigenen Vorlagen mit Bildern, persönlichen Texten und deinem Corporate Branding an, um deine Angebote leicht wiedererkennbar zu machen.

Du kannst Rentman auch mit Mollie, Stripe und WooCommerce verbinden, um Online-Zahlungen zu akzeptieren und deine Produkte in einem Webshop zu präsentieren.

Du bist dir noch nicht sicher, ob wir der richtige Partner für dich sind? Hier siehst du, wie wir Captured Live geholfen haben, mit Rentman effizienter zu arbeiten.

Schritt 8: Investiere in Marketing

Die Gründung eines Partyverleihs kann schwierig sein, ganz zu schweigen davon, zu lernen, wie man ein Geschäft vermarktet. Allerdings sollte die Investition in Marketing eines der ersten Dinge sein, die du bei der Gründung eines Unternehmens in Betracht ziehen solltest.

Warum?

Marketing hilft dir dabei, Markenbekanntheit und Glaubwürdigkeit aufzubauen, was in der Anfangsphase deines Unternehmens sehr wichtig ist, da du potenzielle Kunden mit deiner Marke vertraut machen und sie davon überzeugen willst, warum sie sich für dich und nicht für die Konkurrenz entscheiden sollten.

Folglich wirken sich die Marketingmaßnahmen auf deinen Umsatz, die Preisgestaltung, Werbeaktionen und Werbestrategien aus.

Hier sind einige Beispiele für Marketingtechniken, die du zum Erhöhen der Markenbekanntheit einsetzen kannst:

• Zusammenarbeit mit lokalen Unternehmen (Event-Planer, Veranstaltungsorte...)
• Werbung für dein Unternehmen in relevanten Wirtschaftsmagazinen, Fernseh- und Radiosendern
• Werbung in sozialen Medien (Facebook-Anzeigen, Youtube-Anzeigen...)
• Suchmaschinenwerbung, durch Schalten von Anzeigen auf den Ergebnisseiten von Google und Bing oder anderen Websites mit CPC (Cost per Click)
• Erstellen und Verwalten deines "Google My Business"-Eintrags

Schritt 9: Überwache deinen Fortschritt

Wenn du deine Fortschritte verfolgst, wirst du natürlich auch zielbewusster bei der Arbeit, die du tust.

Du hast außerdem mehr Einblicke in den Mehrwert, den du für dein Unternehmen schaffst, sodass du deinem Team die Ergebnisse ihrer Bemühungen zeigen kannst.

Mit Rentman kannst du ein personalisiertes Dashboard erstellen, um deinen Fortschritt zu überwachen und deine Daten nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen:

• Identifiziere, welches Material am profitabelsten ist,
• was dein nächster Kauf sein sollte,
• wo du Umsätze einbüßt,
• und viel mehr…

Schritt 10: Vergrößere dein Team

Der letzte Schritt besteht darin, dein Team zu vergrößern.

Die Neueinstellung deiner ersten Mitarbeiter ist ein großer Schritt, wenn du ein Partyvermietungsgeschäft gründest. Die zusätzliche Arbeitskraft bedeutet, dass du den Mitgliedern deines Teams Aufgaben zuweisen kannst und deine Zeit anderen Aufgaben mit höherer Priorität widmen kannst.

Aber bevor du irgendjemanden an Bord holst, musst du dir darüber im Klaren sein, dass zusätzliche Arbeitskräfte eine ganze Reihe neuer rechtlicher Verpflichtungen, Haftungen, Kosten und natürlich Papierkram mit sich bringen.

Die Anzahl der Mitarbeiter, für die du dich in der Anfangsphase deines Unternehmens entscheidest, hängt von deinen Anforderungen ab. Wenn dein Geschäft jedoch wächst, benötigst du mindestens ein paar Mitarbeiter, die Bestellungen entgegennehmen und vorbereiten, Material ausliefern und abholen und sich um die Kundenbetreuung kümmern.

Hier sind einige Beispiele für die verschiedenen Mitarbeitertypen, die du einstellen kannst, wenn du ein Partyverleihgeschäft gründest:

• Lieferfahrer
• Crewmitglieder
• Buchhalter
• Techniker
• Spezialisten für Vertrieb/Marketing

Die Mitarbeiter, die du einstellt, sollten ein paar Schlüsseleigenschaften haben, dazu gehören: Flexibilität, Leidenschaft und Vertrauenswürdigkeit. Es ist wichtig, Mitarbeiter einzustellen, die flexibel genug sind, um verschiedene Aufgaben zu übernehmen, bis du weiter expandieren kannst. Und, da jeder Mitarbeiter eine Schlüsselrolle in deinem Unternehmen spielt, ist es wichtig, Leute einzustellen, denen du vertraust.

💡 Eine weitere Option, die du hast, ist, einige dieser Aufgaben an Freiberufler oder unabhängige Auftragnehmer auszulagern.

„Niemand kann eine Sinfonie flöten. Es braucht ein Orchester, um sie zu spielen.“

H.E. Luccock

Dinge, die du beachten solltest

Die Partyvermietungsbranche kann sehr saisonabhängig sein. In der Regel gibt es mehr Veranstaltungen während der Ferien oder bei gutem Wetter.

Es ist eine konkurrenzreiche Branche. Als Geschäftsinhaber musst du kreativ sein und mit den aktuellen Trends mithalten können.

Schließlich ist die Netzwerkbildung ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Partyverleihs. Du musst eine gute Beziehung zu lokalen Veranstaltungsplanern und Veranstaltungsorten aufbauen und pflegen, um neue Aufträge zu erhalten und neue Möglichkeiten zu erkunden.

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Titelfoto zur Verfügung gestellt von Blunotte Eventi